Tujuh Etika Mengirim Email 


Era digital telah membuat komunikasi menjadi jauh lebih mudah dan praktis. Namun, banyak orang yang lupa bahwa mereka harus menggunakan kosakata dan bahasa yang lebih formal untuk korespondensi email resmi.
Terutama, dalam dunia kerja, email yang dirasa tidak sopan, bisa membahayakan karier Anda. Sebab, yang menilai Anda adalah rekan bisnis, atau justru atasan langsung.
Banyak pula orang menggunakan emosi, atau gambar-gambar, serta singkatan yang tidak perlu, yang pada akhirnya justru membuat penerima bingung. Berikut ini adalah sejumlah tips yang dapat membantu Anda, agar mengetahui etika saat mengirim email, dikutip dari Time of India.
Perkenalkan diri
Selalu perkenalkan diri di bagian awal, terutama ketika akan mengirim email kepada seseorang yang tidak mengenal Anda, atau belum pernah bertemu. Ini adalah salah satu etika mengirim email paling dasar.
Cek ejaan
Hal ini, seringkali dianggap sepele oleh banyak orang. Padahal, penting untuk selalu memeriksa kembali isi pesan yang Anda tulis sebelum mengirimkannya, terutama jika orang yang Anda tuju adalah rekan bisnis, klien, atau orang penting.
Apalagi, berkirim email saat ini lebih sering dilakukan menggunakan ponsel pintar, di mana tombolnya yang berdekatan dapat membuat siapa pun melakukan kesalahan pengetikan. Selain itu, perhatikan juga tata bahasa dan tanda baca yang Anda gunakan.
Perhatikan penggunaan fitur email
Jika Anda ingin membalas email ke rekan kerja, pastikan untuk tidak menggunakan fitur reply all. Cukup balas email dan mengirimkannya kepada orang yang Anda tuju. Jika balasan email dimaksudkan hanya untuk satu orang, menggunakan fitur reply all akan mengganggu kenyamanan orang lain dengan memulai thread tidak perlu.

Batasi jumlah lampiran

Saat mengirim email berisi lampiran file foto, video, atau slide show, pastikan untuk mengubah ukurannya, agar tidak menyulitkan penerima. Ini, karena file dengan ukuran terlalu besar umumnya tidak dapat dibuka melalui ponsel, sehingga penerima harus membukanya melalui komputer, atau laptop. Jika Anda ingin mengirim file dalam jumlah banyak, zip file terlebih dahulu.

Jangan gunakan banyak singkatan

Jangan menggunakan terlalu banyak singkatan, seperti FYI, PFA, PDF, atau FYR. Ini dapat membingungkan penerima, atau membuat mereka mendapatkan kesan bahwa Anda tidak punya waktu untuk mengetik pesan lengkap. Isi pesan juga disarankan singkat, padat, dan jelas. Jangan menggunakan font huruf aneh, karena hanya akan menyulitkan orang memahami pesan kita.

Perhatikan gaya penulisan

Selalu berhati-hati dalam menuliskan pesan melalui email, terutama jika bersifat resmi, atau berhubungan dengan pekerjaan. Baca ulang seluruh pesan yang Anda tulis terlebih dahulu, sebelum mengirimkannya.
Perhatikan juga isi email, karena bahasa tulisan dapat membuat orang salah sangka dan menganggap Anda tidak sopan. Selain itu, sebisa mungkin hindari menggunakan tanda seru di akhir kalimat, serta font yang tebal. Ini akan memberi kesan yang tidak baik pada penerima email.

Periksa alamat email

Selalu periksa alamat email orang yang Anda tuju sebelum mengirimnya. Jangan sampai email yang berisi hal-hal pribadi, atau berhubungan dengan pekerjaan sampai ke tangan orang lain, karena salah memasukkan alamat email.

Sumber: http://life.viva.co.id/news/read/577224-tujuh-etika-mengirim-email-dengan-sopan